Закупівлі ー процес, із яким постійно мають справу торговельні підприємства та компанії, що надають послуги. Ця процедура передбачає замовлення й придбання товарів для подальшого перепродажу або використання в роботі.
Для закупівель потрібно шукати постачальників та проводити з ними розрахунки. Якщо не відстежувати цей процес і не планувати його заздалегідь, є ризик отримати продукцію на невигідних умовах та витратити більше, ніж потрібно.
Чому важливо завчасно продумувати закупівлі
Багато компаній стикаються з ситуацією, коли товар потрібен на вчора і його доводиться замовляти в авральному режимі. Прискорити й автоматизувати цей процес допоможе облік закупівель в хмарній програмі USAP.ONLINE. Сервіс має увесь необхідний функціонал, щоб бачити:
- кількість, яку замовили;
- реальний обсяг, що надіслав постачальник;
- витрачену суму;
- заборгованість за контрагентами.
Якщо компанія не використовує системний підхід до закупівель і не планує їх заздалегідь, це призводить до низки проблем. Це обов’язково актуально для підприємств, що займаються продажами сезонних товарів ー тобто таких, що користуються попитом тільки у спекотну або холодну погоду, на свята тощо.
Замовляти таку продукцію заздалегідь означає отримати більше якісних виробів за хорошою ціною, завжди мати їх в наявності й отримувати високий дохід. Проте, якщо придбати її вже в сезон, є ризик заплатити велику суму й не привернути потрібної кількості покупців. Те ж саме стосується останніх моделей брендів, колекцій, акційних пропозицій.
Навіщо відстежувати закупівлі
Від цього процесу безпосередньо залежить успішність бізнесу. Щоб вести продажі та надавати послуги, потрібно постійно замовляти товари у постачальників. За відсутності системного підходу й контролю є ризик не просто переплатити, а й не отримати бажаний прибуток.
Облік закупівель дає можливість:
- виявляти факти не цільового використання коштів. У програмі в цілому можна бачити всі витрати й суми та співставляти їх, щоб розуміти, що забирає найбільше бюджету;
- зменшити кількість бракованої продукції. Хмарний сервіс показує актуальну інформацію по продажах на усіх торговельних точках, отже, керівник чи менеджер завжди знає, товари якого постачальника не користуються попитом;
- збільшити частку вчасно зроблених закупівель. Як уже писалося вище, це можливість витрачати менше, але отримувати більше. Наприклад, сезонна продукція буде в наявності саме тоді, коли потрібно;
- мати постійно в наявності потрібні матеріали й позиції. Це особливо важливо для компаній, які займаються наданням послуг.
У процесі обліку завжди контролюються суми, що виділяються на придбання тих чи інших товарів. Контроль цього процесу допоможе вирішити декілька ключових завдань, а саме, визначитись, що потрібно купувати, де і в якій кількості. Таким чином вдасться побудувати ефективну логістику та постійно бути в курсі стану справ у компанії.
Як автоматизувати облік
USAP.ONLINE ー програма, створена в хмарі, вона передбачає зберігання усіх даних на віддаленому, добре захищеному сервері. Для доступу достатньо будь-якого пристрою, підключеного до інтернету.
Щоб скористатися USAP.ONLINE, потрібно:
- спробувати програму протягом тестового періоду 14 днів;
- вибрати потрібний тариф;
- додати торговельні точки, склади (їхня кількість не обмежена);
- налаштувати права для працівників ー вони також зможуть користуватися програмою і бачити актуальні дані.
Сервіс у хмарі ー це можливість автоматизувати більшість рутинних процесів для ефективного ведення бізнесу.
